O setor de compras vem sendo visto como uma área que, quando bem gerenciada, promove bons resultados por meio de redução de custos, além de tornar a empresa mais competitiva no mercado, quando é analisada de maneira estratégica. Um dos parceiros mais importantes que impactam nos resultados da organização, é o fornecedor.

Afinal, eles que garantem as mercadorias, melhor assim economiza espaço na gestão de materiais e serviços de uma organização. Por ser tão importante para as empresas, ter esse vínculo formalizado com o fornecedor, é que se deve otimizar processos e estabelecer uma relação confiável entre ambos. 

Nesse artigo, vamos abordar a importância  e quais as etapas que envolvem a homologação de fornecedores. Mas antes de você descobrir quais são as etapas que envolvem a homologação de fornecedores, saiba por que é importante se atentar a este processo.

Por que homologar fornecedores?

Para que o fornecedor estabeleça uma relação mais confiável  com seus clientes, é essencial que ele cumpra prazos de entrega e  que o produto ou serviço seja de qualidade. Uma maneira de assegurar esses padrões, é homologar seus fornecedores.

A homologação de fornecedores é um procedimento com vínculo contratual, que tem o objetivo de estabelecer uma relação de compra com o fornecedor por meio de acordos, condições e exigências estabelecidas para a garantia do fornecimento de serviços ou materiais, visando a otimização de tempo e recursos da organização.  trazendo mais confiança e segurança durante as negociações e aquisições.

Dentro desse esclarecimento, vamos para as etapas da homologação.

Quais são as etapas da Homologação de Fornecedores?

Por via de regra, podemos separar em três etapas, sendo elas:

  1.   Pré-cadastro: Quando o fornecedor entra em contato com a empresa para estabelecer vínculo;
  2.   Homologação: A verificação se o fornecedor atender aos requisitos e exigências estipuladas pela empresa;
  3.   Cadastro: Se o fornecedor está dentro das conformidades, é feito o registro no sistema da empresa constando sua aprovação após a verificação.

Entrando em detalhes sobre o processo de homologação de fornecedores, atente aos seguintes pontos:

  • Documentação do fornecedor –  É necessário verificar documentações, certificações e realizar consultas públicas para identificar a regularidade do candidato a fornecedor. Lembrando que quanto mais importante for o insumo fornecido, maior a responsabilidade do fornecedor para que não falte este item. Além do material ou serviço fornecido por ele (pois impacta no produto final), mas averiguar a qualidade pelas informações do fornecedor, para saber se ele pode operar normalmente se torna fundamental;
  • Preço atrativo – Além do material ou serviço ser de qualidade, é importante analisar se o fornecedor propõe um preço diferenciado, por meio de acordos estipulados na durante a negociação, já que a homologação auxilia para que a relação entre fornecedor e cliente seja mais estreita;
  • Responsabilidade do fornecedor – Para que uma parceria se torne duradoura, é importante o comprometimento de cumprir o que está proposto no acordo, como também será essencial escolher fornecedores que compactuam dos mesmos valores que a contratante, como a ética, responsabilidade social e a sustentabilidade.

Como a tecnologia pode facilitar a homologação de fornecedores?

Com o objetivo de facilitar a rotina dos compradores e do compliance das empresas, existem plataformas que qualificam o critério de informações a serem solicitadas pelo fornecedor e que automatizam processos para que a homologação se torne mais rápida.

O mais indicado, são plataformas em que se pode personalizar todo o processo de homologação de acordo com a realidade da empresa, permitindo que a empresa defina os responsáveis que irão passar por cada etapa do procedimento, até para que esse procedimento se torne mais fluido e não exija que seus funcionários precisem se adaptar ao novo sistema, mas sim, que plataforma se adapte a realidade da empresa através do espelhamento de fluxos existentes. 

Podemos concluir que o processo de homologação de fornecedores necessita ser efetivo, visto que a escolha de parceiros que fornecem materiais ou serviços possuem um grande peso no setor de compras, não dependendo apenas da preferência do comprador, mas sim da capacidade do fornecedor em atender e se enquadrar nos requisitos solicitados pela empresa. 

Também vimos que com o auxílio de uma ferramenta de automação, o processo de homologação de fornecedores que antes trazia dores de cabeça para os gestores de compliance e compras, poderá ser a solução completa para tornar este procedimento rápido. 

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