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22/11/2018

Saneamento de cadastros: Por que devo aplicar na minha empresa?

Você já ouviu falar em saneamento de cadastro de materiais? Esse termo surgiu vinculado ao implemento do Sistema Público de Escrituração Digital e da Nota Fiscal Eletrônica e à consequente necessidade de alimentar o sistema da empresa com informações mais corretas a fim de evitar erros no pagamento de impostos.

Sanear os cadastros de materiais significa, na prática, manter as informações sobre eles atualizadas e padronizadas no sistema da empresa. Além disso, o saneamento também exige que todos os campos sejam contemplados, inclusive os que foram criados para a escrituração digital. Todos os aspectos precisam ser atendidos, o fiscal, tributário e contábil.

Veja a seguir porque você deve investir no saneamento de cadastro de materiais.

Tributação correta

Para compreender como o saneamento de cadastro impacta no processo de tributação vamos avaliar um exemplo:

Uma empresa que revende produtos recebe uma mercadoria e como não adota métodos de saneamento, esse item acaba sendo cadastrado no sistema duas vezes, com descrições diferentes porque não há um padrão a ser seguido. Isso acontece muito, porque diferentes colaboradores podem ter acesso ao sistema e incluir aquele produto da forma como julgam melhor.

O que acontece é que o SPED entende como se a mercadoria fosse vendida como dois itens diferentes. Essa informação incorreta vai alterar o cálculo de impostos e pode até fazer com que o empreendedor precise desembolsar mais com eles.

Isso significa que o saneamento representa uma forma de economizar, já que a empresa não corre o risco de pagar mais impostos do que o necessário. E também evita multas motivadas por incorreções na apuração dos créditos tributários.

Empresa juridicamente correta

Com o saneamento de cadastro, a empresa trabalha com arquivos digitais dentro do modelo do SPED e, por isso, eles têm validade jurídica. Ao cumprir todos os requisitos do SPED no preenchimento do cadastro, a empresa mantém a sua imagem e o seu nome limpos.

Controle de estoque

Mais uma vez, batemos nessa tecla tão importante: o saneamento de cadastro acaba com a duplicidade de itens no sistema. Conforme foi mencionado, quando não existe uma organização nesse sentido, é possível que a empresa tenha a mesma mercadoria cadastrada diversas vezes com nomes e descrições diferentes. Essa é uma forma de acabar com esse fenômeno.

Assim, o sistema onde os materiais estão cadastrados vai passar a refletir o estoque e suas movimentações de forma mais assertiva.

Para um empreendimento passar de um cadastro desorganizado e sem padronização para um cadastro saneado, é preciso atravessar várias etapas. Caso não haja um acompanhamento profissional, os gestores podem facilmente se confundir com o preenchimento dos campos e transformar o saneamento em um problema.

Por isso, sempre é recomendada a consultoria especializada em padronização de dados de materiais, para garantir que tudo será feito corretamente. É um investimento inteligente para evitar dores de cabeça no futuro.

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