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28/05/2019

Melhores práticas para cotação de suprimentos

A cotação de preços é uma atividade de gestão importante para a produtividade e economicidade do departamento de compras na hora de obter ou repor suprimentos, produtos e serviços.

Para garantir, de fato, o melhor produto ou serviço por um valor justo e acessível, é fundamental adotar algumas práticas no momento de realizar a cotação de preços. Dentre elas, podemos destacar as seguintes:

 

1. Realize três cotações

É uma prática muito recomendada pelos especialistas realizar três cotações de preços do item ou serviço que deseja adquirir. Na verdade, é a quantidade mínima de cotações que deve fazer para que assim tenha opções a sua disposição e para que possa escolher a melhor entre elas.

 

2. Não dependa de apenas um fornecedor

Depender de apenas um fornecedor é dar um tiro no pé, o que deve ser evitado. O ideal, como dissemos, é avaliar o máximo de propostas possíveis e tirar desse processo aquelas que podem atender a sua empresa nos momentos emergenciais.

Deve-se realizar a guarda de no mínimo três propostas, para que assim possa utilizá-la quando, por exemplo, o vencedor do processo de cotação não conseguir atender a demanda solicitada pela sua empresa.

Alguns especialistas, inclusive, recomendam que o mesmo produto seja adquirido por mais de um fornecedor, caso ofereçam preços iguais ou próximos. Assim, a sua marca não fica refém apenas de um fornecedor, que pode alterar o valor do produto, considerando fatores externos, como o aumento dos impostos, inflação etc., ou simplesmente deixá-la na mão.

 

3. Negocie o valor da proposta

Nunca aceite o primeiro preço ofertado, mas tenha este como ponto de partida para realizar uma pesquisa completa em relação ao produto ou serviço que precisa adquirir. 

 

4. Crie um processo de cotação de preços

Crie um processo de cotação de preço, de modo que assim os colaboradores de sua empresa saibam o que estão fazendo e em qual etapa se encontra o procedimento. Geralmente, uma cotação de preço é feita considerando as seguintes etapas:

▸ Reconhecimento da necessidade da compra;

▸ Elaboração do projeto de compra, que deve constar detalhadamente as características do produto ou serviço que deseja comprar, bem como a quantidade, a forma de pagamento, entre outras informações pertinentes;

▸ Cotação de preço;

▸Escolha da melhor proposta, classificando-as para que assim aquela que não foi escolhida fique no cadastro de reserva para suprir a sua empresa nos momentos emergenciais;

▸ Compra do produto ou do serviço.

 

5.  Mantenha seu cadastro de materiais atualizado

Se sua empresa trabalha com grandes quantidades de insumos, materiais e suprimentos é fundamental ter o controle da quantidade e descrição dos materiais em estoque antes de realizar uma cotação. Conforme apontamos no passo 4, reconhecer a necessidade da compra é um diferencial para quem quer se destacar neste ramo. Exatamente como fazemos com a lista de compras do mercado não é mesmo?

Uma boa dica é ter um sistema que facilite o cadastro de materiais e suprimentos para realizar pesquisas rápidas sobre o que e quando comprar.  Caso sua empresa necessite de soluções em cadastros de materiais conheça nossos serviços .

Agora que sabe como funciona o processo de cotação de preço e sabe quais são as melhores práticas, aplique-as no dia a dia de sua empresa e verá como será tranquilo comprar o produto ou serviço que deseja pelo melhor preço. 

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