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04/12/2018

Governança de cadastros: 3 dicas para organizar os itens da sua empresa

Para que um empreendimento se consolide no mercado em que atua e possa ampliar o seu alcance, precisa fortalecer a governança interna em diferentes âmbitos. Tão importante quanto a governança corporativa é a governança de cadastros, que reúne os procedimentos necessários para padronizar e organizar os dados referentes a todos os materiais que circundam a atividade empresarial.

Já falamos aqui no blog sobre o conceito de governança de cadastros e a sua importância, portanto, hoje trouxemos três dicas mais práticas para organizar os itens da sua empresa de forma eficiente.

Comece sempre pela padronização

O primeiro passo para organizar materiais é definir os critérios que vão orientar essa organização. Quais serão as características consideradas para reunir itens semelhantes? Quais quesitos são contemplados na descrição reduzida e na descrição completa?

Normalmente, a padronização prevê o uso do nome do produto, fornecedor, material de fabricação, dimensões, data em que ele entrou em estoque, classificação fiscal e outros quesitos (dependendo do segmento da sua empresa, os requisitos relevantes podem mudar).

O importante é definir quais aspectos serão utilizados dentre todos os possíveis, em que ordem serão colocados, como serão as abreviações e tudo que for necessário para estabelecer um padrão. É aqui que entra a importância da Padronização de Descrição de Materiais e Serviços (PDM), um componente fundamental da governança de cadastros.

Automatize procedimentos operacionais

Para que a governança de cadastros seja eficiente e represente um diferencial competitivo para a empresa, é necessário que o capital humano capacitado esteja à frente de funções estratégicas. Como por exemplo: a elaboração de relatórios a partir de dados cadastrais que transformem números em informações relevantes para a logística da empresa.

Além disso, os colaboradores que trabalham nesse setor também precisam acompanhar o cadastro de materiais para monitorar possíveis alterações tributárias e garantir que estão sendo pagos os impostos corretos de cada produto.

Para que os recursos humanos possam se dedicar a essas tarefas, é interessante investir em um sistema automatizado integrado ao ERP, que torne funções operacionais mais práticas e armazene os dados por mais tempo e com total segurança.

Compras baseadas em movimentações

Todo empreendedor conhece a máxima “estoque parado é sinônimo de dinheiro parado”. E, além disso, o acúmulo de materiais dificulta a organização dos itens. Por isso, uma das dicas mais importantes é sempre basear o planejamento de compras na movimentação.

Muitas empresas ainda falham ao olhar apenas para o volume absoluto dos materiais em estoque para comprar. No entanto, é preciso avaliar também há quanto tempo aqueles itens já estão ali e considerar aspectos de sazonalidade (quando são cabíveis).

E isso volta na dica inicial: quando a padronização dos materiais é eficiente, os profissionais do setor de compras conseguem acompanhar a movimentação do estoque com mais precisão, evitando esse problema de comprar novos insumos sem que haja necessidade. É uma economia de recursos e de tempo, já que a organização dos itens não será comprometida pelo excesso de compras.

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