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04/12/2018

Como reduzir o tempo de SLA de cadastro

Já comentamos por aqui sobre a importância de a empresa manter uma padronização no cadastro de materiais. Além de ser a melhor forma de lidar com a tributação das mercadorias reduzindo substancialmente o risco de recebimento de multa, também diminui as falhas do setor de compras e melhora a comunicação interna entre todos os departamentos, otimizando funções operacionais e estratégicas.

Hoje, nosso foco será a importância de contar com uma empresa especializada para contribuir com o processo de padronização, do ponto de vista da redução do tempo de SLA.

A importância do SLA para contratantes de serviços

SLA é a sigla para Service Level Agreement ou, na tradução em português, Acordo de Nível de Serviço. É um documento muito importante porque estabelece as diretrizes e expectativas na contratação de um serviço. Por meio dele, o empreendedor que contrata uma empresa para dar suporte à padronização do cadastro de materiais, por exemplo, terá uma noção clara daquilo que lhe será oferecido e pelo quê ele está pagando.

Os principais tópicos desenvolvidos no SLA incluem os resultados que devem ser obtidos ao final do trabalho; por quanto tempo vai perdurar a prestação daquele serviço; quais serão as ferramentas utilizadas; quem será responsável por cada atividade executada.

Embora o SLA possa estar presente em qualquer prestação de serviço, ele é ainda mais essencial nos serviços de TI. Portanto, sempre que um cliente contrata o desenvolvimento de um software para ajudar na gestão da sua empresa, deve priorizar os fornecedores que levem esse documento a sério.

Também é fundamental que existam métodos e métricas previamente estabelecidos para mensurar e controlar os quesitos do SLA.

Otimização do tempo a partir do SLA

Mas de que forma esse documento tem relação com a redução e otimização do tempo no contexto da padronização de cadastros?

Cada cliente tem necessidades e demandas muito particulares. Por isso, a padronização de materiais que é aplicada em um material de construção, não poderá ser replicada em uma empresa de energia. Isso significa que é natural que durante o processo de padronização, a empresa apresente novas solicitações de itens.

Quando o fornecedor do serviço trabalha com o SLA de forma série e comprometida, já existe um controle de regras pelo qual essa solicitação passa. Por consequência, o solicitante (que seria o cliente) consegue acompanhar tudo de forma integral e em tempo real.

Depois que o processo de padronização de cadastros começa, o cliente tem acesso a toda a gestão em tempo real. Isso evita as famosas “idas e vindas” de solicitações e aprovações, fazendo com que o serviço se torne mais rápido. E quando o assunto é melhorar o controle sobre materiais e serviços, a otimização do tempo é fundamental, visto que a empresa normalmente não tem como parar de receber novos itens enquanto está adotando um novo sistema.

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