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04/12/2018

A importância de ter uma padronização descritiva de materiais e serviços (PDM)

O setor de suprimentos é um dos mais importantes dentro de uma empresa, por ser o grande responsável pela organização do fluxo de materiais (mercadorias, matérias-primas) e informações. Sendo assim, é crucial para que a empresa mantenha e fortaleça a sua vantagem competitiva no mercado. Uma das ferramentas desse departamento é a Padronização Descritiva de Materiais e Serviços, ou PDM, componente essencial da governança de cadastro.

O que é e para que serve a PDM?

Embora pareça algo bastante simples, um dos principais problemas observados no departamento de suprimentos dos empreendimentos é a falta de sistematização na nomeação de materiais. Isso vale tanto para a identificação que fica na mercadoria em si quanto em sua inclusão no sistema de controle utilizado.

A falta de padronização, nesse caso, pode ter como consequência a compra de materiais que já estão no estoque (porque o setor de compras não tem como saber disso), a falha na entrega de mercadorias e a devolução de cargas.

A Padronização Descritiva, portanto, como metodologia de saneamento de cadastro, busca estabelecer regras e parâmetros para a nomeação e descrição de todos os materiais e serviços com os quais a empresa trabalha. Assim, qualquer colaborador que for fazer a identificação ou mesmo consultar as mercadorias disponíveis, conhecerá esses padrões. É uma forma de garantir que todos os envolvidos estejam “falando a mesma língua”.

Essa medida tem diversos objetivos, sendo os principais:

• Otimizar o trabalho do setor de compras para reduzir;

• Facilitar o acesso dos colaboradores às mercadorias e serviços disponíveis;

• Reduzir o problema de devolução de cargas;

• Sistematizar o controle de materiais;

• Acabar com descrições genéricas, utilizando critérios mais específicos para agrupar elementos semelhantes.

PDM como vantagem estratégica

Mais do que promover melhorias do ponto de vista operacional, adotar um sistema de padronização eficiente traz também vantagens estratégicas para a empresa. Por exemplo: melhorando o controle sobre os suprimentos e mercadorias, reduz-se o risco de ficar sem um determinado produto no estoque, garantindo o abastecimento integral dos pontos de venda.

Outra vantagem estratégica da PDM consiste na produção de dados e informações mais precisos sobre materiais e serviços. A partir deles, o gestor pode gerar relatórios que auxiliem na tomada de decisões mais assertivas para a empresa.

Além disso, o sistema de padronização também é essencial para manter o equilíbrio do estoque, ou seja, não apenas evitar a falta de uma mercadoria, mas também o excesso de produtos parados, que provoca a redução de valor.

Para que a PDM traga benefícios reais, é preciso que a sua implementação seja eficiente. Esse processo perpassa algumas fases obrigatórias, como a concepção de um manual que contemple as regras que serão utilizadas na identificação e cadastramento de materiais e serviços; a listagem das características técnicas consideradas na descrição das unidades de manutenção de estoque (SKU); a taxonomia e o processo de incluir todos os envolvidos nessa padronização.

Por isso, o recomendável é que a empresa conte com uma consultoria especializada para a implantação dessa metodologia.

A nível nacional e internacional existem normas que norteiam a gestão de cadastros. Entre as principais estão a Organização Internacional para Normalização (ISO), a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), além da ECCMA e Federal Supply.

As estatísticas comprovam

O Padrão Descritivo de Materiais é o elemento central de um Sistema de Informação Empresarial (ERP) e representa, quantitativamente, substanciais ganhos para um projeto de gerenciamento de dados. Por exemplo:

- De 20% a 30% de Redução dos Custos de Processo por Aquisição;

- Até 9% de possibilidade de compras centralizadas, o que significa maior assertividade nesse campo;

- Até 20% de redução da compra errônea de itens;

- De 10% a 20% de redução do valor estocado;

- Até 20% de redução de duplicidades no cadastro;

- E até 90% de melhoria na descrição de itens.

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