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03/12/2018

5 dicas para melhorar o saneamento de cadastro na empresa

O saneamento de cadastro de materiais e serviços é essencial na administração correta sobre o que a empresa comercializa. Neste artigo, iremos abordar 5 dicas para que essa atividade seja otimizada em sua organização. Entre elas, iremos ver como o saneamento dos cadastros promove a diminuição de gastos, bem como facilita a identificação e reposição de materiais. Também como ele acelera o cadastramento dos dados gerados nas transações comerciais, além de dificultar falhas nos procedimentos técnicos.

5 dicas para melhorar o saneamento de cadastro na empresa

1. Estabeleça um padrão...

Estabelecer um padrão descritivo dos materiais no cadastro, facilita o armazenamento das informações além de evitar erros comuns, como itens duplicados, termos proibidos e descrições incorretas. Da mesma forma, exclua dados técnicos desnecessários e itens obsoletos. Dessa forma sua base de cadastros fica mais clara e assertiva. Quanto mais simples ele for para o comprador, menor será a chance de erros que ele poderá cometer ao cadastrar um novo item.

Unifique a gestão sobre os serviços e materiais prestados pela empresa, para seja eficiente essa governança de cadastro de dados. Com isso, você irá facilitar a compreensão sobre as informações requeridas para os seus fornecedores e consumidores. Dessa maneira, custos desnecessários, devido a falta de discernimento sobre o que é requerido, serão evitados.

2. Reveja  processos internos...

Faça análises para verificar a situação atual da sua operação de cadastros, fale com o time de compradores interno, compare o número de itens em estoque com os relatórios de inventário. Descubra gaps e ajustes para entender como melhorar o processo de cadastros.  

Verifique se os dados cadastrais estão atualizados, bem como se oferecem todas as opções necessárias para preenchimento de lacunas. Se houver falhas com respeito a isso, o cliente pode optar pela desistência na hora de adquirir o produto. Do mesmo modo, o fornecedor não poderá prestar as informações adequadas sobre o serviço contratado, devido a divergências identificadas.

3. Fique atento a classificação fiscal...

Uma parte importante do saneamento de cadastros é a conferência do código fiscal presente na descrição do item, seja ele NCM, NBS, CEST ou UNSPSC . Dessa forma sua empresa impedirá futuras complicações e multas com relação a questão tributária. Caso sua base de cadastros seja muito extensa pense em terceirizar esse procedimento. Isso irá impedir multas ocasionadas pela falta de pagamento de tributos sobre as mercadorias e serviços prestados.

4. Use a tecnologia a seu favor...

Busque ferramentas que lhe ajudem na organização e processamento das informações cadastrais. Eles são mecanismos que viabilizam o saneamento de cadastro de forma efetiva, segura e eficaz. Com isso, eles irão gerenciar vários procedimentos e catalogar tudo o que for necessário para um ótimo desempenho.

Logo, esses programas vão gerar dados que permitem ao gestor decidir de maneira segura sobre assuntos dentro da empresa. Vários programas são desenvolvidos para facilitar a catalogação e padronização de materiais de forma descritiva. Eles diminuem duplicidades de dados, reduzem o custo com funcionários e ajudam em fatores logísticos de produtos.

5.  Busque uma empresa especializada...

Empresas experientes como a Integra possuem central própria para a catalogação dos cadastros. Além de suporte e treinamentos. Esse apoio  diminue os riscos com relação a falta de informações necessárias para o controle de materiais em estoque. Também reduz a ocorrência de erros humanos e abre caminho  para o pensamento estratégico.

A integração dos cadastros com o  ERP suscita a organização das ferramentas empresariais que envolvem a padronização de materiais, assim como sua rápida aplicação. Diante disso, a administração sobre questões fiscais e prazos estabelecidos reduzem gastos desnecessários. Assim, não há desperdício com o dinheiro da empresa em relação a organização e ciclo de vida dos cadastros.

A Plataforma Klassmatt oferece uma solução completa para o gerenciamento de catálogos e processos cadastrais de materiais. Com isso, iremos promover a racionalização sobre os produtos em estoque, priorizando a saída dos que estão mais tempo parados. Assim também, padronizamos os seus produtos e os catalogamos, para que sejam devidamente utilizados. 

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