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11/12/2018

5 dicas de como criar um Padrão Descritivo (PDM)

Se você é dono de uma empresa ou trabalha com a venda de produtos, já deve ter passado por situações onde a quantidade de informações sobre seu negócio aumentou e você decidiu usar algum método para organizar tudo. Por sorte, essa técnica (ou sistema) já existe e é usada nas mais variadas ocasiões, o chamado Processo de Descrição de Materiais (PDM).

Como o próprio nome já sugere, o PDM é uma forma de organizar o seu material de trabalho de uma forma logística, ou seja, criando padrões, descrições e identificações para cada um de seus produtos, geralmente pelo uso de códigos que são adicionados a um programa virtual.

Esse processo não só possibilita que seu serviço seja feito de uma maneira mais estruturada, como ajuda a empresa a gerir seu estoque de uma maneira muito melhor e reduzir custos desnecessários, como a compra acidental de materiais repetidos ou a perda dos mesmos por falta de organização.

Outro fator importante é que esse sistema foi pensado para ser integrado em outras táticas empresariais que tem como foco a tecnologia para facilitar o trabalho, como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e o SKU (Stock Keeping Unit).

Tendo isso em mente, podemos ver agora como criar um PDM eficaz para sua empresa com algumas dicas valiosas sobre o tema. Claro, você não precisa fazer exatamente o que está escrito abaixo, mas use as dicas como um guia para o seu tipo de Padrão Descritivo.

Como criar um Padrão Descritivo de Materiais (PDM)?

A padronização descritiva de materiais não costuma a ser feita sozinha, mesmo que isso possa ser feito em alguns casos. Geralmente, essa técnica é parte de outros tipos de sistemas empresariais que já incluem todo um processo de estruturação física e digital para as empresas.

De qualquer forma, o PDM nada mais é que uma organização de logística empresarial, ou seja, não há uma regra exata ou uma recomendação de usar, ou não, apenas esse sistema. Vejamos então as cinco dicas de como criar um método de padronização eficiente:

• Estude seus materiais previamente

• Crie padrões de uma forma eficiente

• Invista em um programa digital de qualidade

• Faça uma central de análise de dados

• Não complique sua informação

O estudo de seus materiais é a primeira coisa que qualquer um que tenha a intenção de implantar um PDM em seu negócio deve fazer. É por meio desse estudo inicial que todas as outras quatro dicas podem começar a serem feitas, afinal, como vamos agrupar nossos produtos se mal sabemos o que eles são?

Sendo mais claro, nenhum padrão é criado do nada. No meio dos negócios, toda ideia precisa ser fundamentada em alguma coisa inicialmente para depois ser efetuada. Quando você começar a criar seus padrões, é mais fácil baseá-los nos seus próprios produtos.

Uma separação por ordem alfabética, por data de validade, por dia de compra, por tamanho, composição, fragilidade, coloração, faixa etária, seja o que for – seus padrões devem vir de seus produtos e não “forçados em cima deles”.

Dependendo do seu tipo de negócio, também é possível se basear na UNSPSC (Universal Standart Products and Services Classification) – que considera itens dentro de secções e os categoriza por importância dentro de suas especificações de materiais – ou na NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL) – que é o sistema usado pelos países integrantes do bloco econômico da América do Sul, o MERCOSUL, para facilitar transações.

Começando assim fica muito mais fácil de criar vários padrões e de mantê-los coesos uns com os outros e seus negócios.

Feito isto, a segunda etapa é classificar seus materiais de forma eficiente. Não vai adiantar nada separar produtos por tamanho se estamos falando de pratos em um restaurante, vale mais a pena diferenciá-los por ‘tipos de comida’, como pratos de entrada, refeição, sobremesa e assim por diante.

Ajustar os padrões ao seu tipo de negócio é fundamental para o PDM funcionar da maneira certa. Claro, isso tudo depende de quem os está criando, por isso que se basear em seus produtos, estudar tipos de classificação já usados em sua área de trabalho ou até mesmo buscar ajuda profissional é recomendável.

Para a terceira dica, vamos falar de computação. Dependendo do tamanho de seu negócio, ou de quanto você tem para investir nele, talvez não seja necessário o uso de programas de computador para gerir seu sistema PDM.

No entanto, se estamos falando de trabalhos maiores ou de empresas, é mais os que necessário investir no meio digital para armazenar, organizar e até mesmo gerenciar toda a informação do seu PDM. Sem falar na facilidade se formos comparar com o uso de cadernos ou documentos físicos.

No entanto, indo um pouco contra a maré do meio digital, é importante manter a central de informação de seus produtos em um lugar só, ou melhor, em um espaço que possa ser acessado a qualquer hora e de onde você ou seus funcionários estiverem.

Essa “centralização” se mostra importante também quando falamos de sua checagem. Por exemplo, todos os seus dados precisarão ser revisados de tempos em tempos para conferir se não há erros ou apenas para atualização. Delegar essa tarefa a mais de um setor é contra produtivo, porque isso certamente vai gerar conflito de informações.

Por último, mas não menos importante, não complique demais sua informação e nem a forma de acessá-la. Isso também está ligado como a dica de suar um programa de computador para facilitar seu trabalho, mas, mesmo assim, é importante ressaltar que seus dados precisam ser facilmente entendidos por seus funcionários, sócios e possíveis investidores.

Criar padrões confusos ou muito segmentados – como dar 5 classificações a apenas 1 tipo de item – não só é desnecessário como totalmente não recomendável. Deixando sua informação simples e acessível aumentará a eficácia de seu PDM em todos os sentidos.

 

 

 

Conclusão

O PDM é um processo longo e que exige atenção e, dependendo dos casos, até esmo ajuda profissional. Mesmo assim, esse processo é uma das formas mais eficazes de organizar seus estoques, reduzir custos e, por consequência, aumentar suas vendas.

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