A cotação de preços é uma atividade de gestão importante para a produtividade e economicidade do departamento de compras na hora de obter ou repor suprimentos, produtos e serviços.

Para garantir, de fato, o melhor produto ou serviço por um valor justo e acessível, é fundamental adotar algumas práticas no momento de realizar a cotação de preços. Dentre elas, podemos destacar as seguintes:

1- Realize três cotações

É uma prática muito recomendada pelos especialistas realizar três cotações de preços do item ou serviço que deseja adquirir. Na verdade, é a quantidade mínima de cotações que deve fazer para que assim tenha opções a sua disposição e para que possa escolher a melhor entre elas.

2. Não dependa de apenas um fornecedor

Depender de apenas um fornecedor é dar um tiro no pé, o que deve ser evitado. O ideal, como dissemos, é avaliar o máximo de propostas possíveis e tirar desse processo aquelas que podem atender a sua empresa nos momentos emergenciais.

Deve-se realizar a guarda de no mínimo três propostas, para que assim possa utilizá-la quando, por exemplo, o vencedor do processo de cotação não conseguir atender a demanda solicitada pela sua empresa.

Alguns especialistas, inclusive, recomendam que o mesmo produto seja adquirido por mais de um fornecedor, caso ofereçam preços iguais ou próximos. Assim, a sua marca não fica refém apenas de um fornecedor, que pode alterar o valor do produto, considerando fatores externos, como o aumento dos impostos, inflação etc., ou simplesmente deixá-la na mão.

3 – Negocie o valor da proposta

Nunca aceite o primeiro preço ofertado, mas tenha este como ponto de partida para realizar uma pesquisa completa em relação ao produto ou serviço que precisa adquirir.

4 – Crie um processo de cotação de preços

Crie um processo de cotação de preço, de modo que assim os colaboradores de sua empresa saibam o que estão fazendo e em qual etapa se encontra o procedimento. Geralmente, uma cotação de preço é feita considerando as seguintes etapas:

  • Reconhecimento da necessidade da compra;
  • Elaboração do projeto de compra, que deve constar detalhadamente as características do produto ou serviço que deseja comprar, bem como a quantidade, a forma de pagamento, entre outras informações pertinentes;
  • Cotação de preço;
  • Escolha da melhor proposta, classificando-as para que assim aquela que não foi escolhida fique no cadastro de reserva para suprir a sua empresa nos momentos emergenciais;
  • Compra do produto ou do serviço.

5 – Mantenha seu cadastro de materiais atualizado

Se sua empresa trabalha com grandes quantidades de insumos, materiais e suprimentos é fundamental ter o controle da quantidade e descrição dos materiais em estoque antes de realizar uma cotação. Conforme apontamos no passo 4, reconhecer a necessidade da compra é um diferencial para quem quer se destacar neste ramo. Exatamente como fazemos com a lista de compras do mercado não é mesmo?

Uma boa dica é ter um sistema que facilite o cadastro de materiais e suprimentos para realizar pesquisas rápidas sobre o que e quando comprar.  Caso sua empresa necessite de soluções em cadastros de materiais conheça nossos serviços .

Agora que sabe como funciona o processo de cotação de preço e sabe quais são as melhores práticas, aplique-as no dia a dia de sua empresa e verá como será tranquilo comprar o produto ou serviço que deseja pelo melhor preço.

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