É evidente que a catalogação de materiais e serviços pode ter um enorme efeito em todos os aspectos de uma empresa. Fazer uma gestão mais rígida e precisa neste aspecto evita problemas que podem ocorrer durante toda a cadeia de suprimentos, desde a aquisição, passando pelo controle e a movimentação dentro da empresa, até a produção e, finalmente, o consumo final.  

Em qualquer um destes problemas, falhas na catalogação podem significar perdas na competitividade, e até mesmo um certo prejuízo financeiro. A competitividade natural do mercado, que vem crescendo cada vez mais, leva as empresas a procurarem novos conceitos e novas tecnologias, para criar e implementar soluções que façam com que seu trabalho seja cada vez mais eficiente e positivo. A catalogação de materiais e serviços é um deles.  

O catálogo de materiais e serviços

Esse conceito visa tornar a organização de materiais e serviços mais eficientes. Durante a cadeia produtiva, existem infinitas interações entre os materiais e os profissionais que lidam com ele, além de com o próprio cliente, que dá o seu parecer acerca do andamento do processo. 

A cadeia de suprimentos precisa ser controlada de alguma forma, através da catalogação de materiais e serviços, já que estes compreendem as interações entre todos os membros da equipe e os materiais que serão envolvidos no processo produtivo. 

Por isso, as informações constatadas nessa catalogação são vitais. Características como as descrições dos materiais e suas dimensões são fundamentais para o ciclo de vida de uma peça dentro da empresa, e também para o trabalho de outros funcionários. 

Por exemplo: durante o processo produtivo, um funcionário precisa de um material específico, com o peso e medidas bem determinadas. Como o produto já foi feito diversas vezes, é sabida a quantidade de material necessária para a produção. Porém, se houver um processo de catalogação equivocado, que pode acontecer por inúmeros motivos, no momento em que o funcionário precisar deste produto, pode ser que haja uma falta. Com resultado, toda a produção está comprometida. 

O oposto também não é o ideal. Catalogar “para mais”, ou seja, catalogar de modo que haja uma sobra de material, é um grande desperdício, que também afeta a competitividade e produtividade da empresa. Recurso e tempo foram gastos na aquisição de um material, que poderiam ser melhor empregados de outra forma. 

Outro problema da catalogação feita de maneira não ideal é no momento da própria compra. Sem uma padronização no momento de catalogar os materiais, organizando-os por atributos que são vitais a produção específica, não existe uma “fiscalização” na entrada dos mesmos, resultando em uma cadeia de suprimentos que já pode estar comprometida com materiais de baixa qualidade. 

O controle do ciclo de vida de um material

Esse momento de compra é apenas o primeiro em que a catalogação se dá como vital para os materiais de uma empresa. Cada processo demanda materiais com características diferentes, de acordo com a sua necessidade, e é o processo de catalogação que garante que cada material está alocado de acordo com o objetivo de cada setor. 

É possível que ocorra a seguinte situação: Dois setores da empresa precisam de um mesmo material, porém, com características um pouco diferentes. É a catalogação que irá garantir que cada setor tenha o seu material na quantidade adequada. Caso isso não ocorra, um pode usar o material do outro, fazendo com que surja um gargalo de produção em algum momento, por conta da falta do material. 

O mesmo se aplica a serviços. Cada material está associado a um, ou uma série, de serviços. Afinal, se não houver um serviço para ser feito com aquele produto, ele não precisa ser comprado. A catalogação irá garantir que um serviço ou material jamais irá estar sem o seu complemento. 

Porém, ao analisar e extrapolar este exemplo e este contexto para toda uma empresa fica evidente que esse processo é um grande desafio. São inúmeras interações e uma diversidade de materiais muito grande com o qual uma empresa precisa interagir. Daí, surge a necessidade não somente da catalogação, mas da descrição, codificação e classificação de todos eles. 

Esse processo significa classificar cada material de maneira lógica, através de um processo que facilite a sua leitura. É preciso que os setores de compras, manutenção, produção e gerência tenham pleno conhecimento da natureza de cada material, e também é bem positivo, trazer essas informações para o cliente final. 

É evidente que esse processo não é simples. O trabalho e o recurso gasto, tanto financeiro quanto de pessoal, é bem grande. Mas, esses recursos são investimentos que têm retornos muito positivos na economia durante as aquisições e também na otimização dos processos produtivos. 

Em certos casos, a padronização é também uma forma de otimizar o uso de materiais. Catalogar desta forma pode significar uma diminuição na variação de materiais usados na produção, além de uma redução no estoque. Isso garante mais espaço nos almoxarifados. 

A catalogação de materiais e serviços tem efeitos muito claros na produtividade da empresa e no controle de seus custos. É diminuída uma série de custos, como os do armazenamento físico dos materiais, além da sua locomoção e distribuição. Por fim, existe a redução de recursos por conta de obsolescência e a eliminação de redundâncias. 

É por isso que a catalogação de materiais e serviços é tão importante para as empresas, e um fator que passa a ter cada vez mais peso para as decisões estratégicas. Se a padronização da catalogação se focar na compra de materiais com preço mais barato, é possível também economizar no processo de compras. 

Por isso, é fundamental também que a liderança e os tomadores de decisão estejam intimamente ligados ao processo de catalogação. É isso que ajudará a garantir que os materiais irão ser adequados para o objetivo da empresa e para a satisfação dos clientes. 

A catalogação é um conceito extremamente importante que tem se tornado cada vez mais vital para os processos de produção de diversas empresas. Por isso, se quiser saber mais sobre a evolução dos conceitos de catalogação de materiais e serviços, e garantir ainda mais qualidade para a produção na sua empresa, além de muita economia, assine a nossa newsletter e continue recebendo conteúdos.