Quando necessitamos cadastrar um novo material, surge a principal preocupação em relação aos cadastros que é a possibilidade de errar no momento do cadastroHá vários fatores que podem ocasionar esse erro e dentre elas a principal é a duplicidade de cadastros, pois quando há a duplicidade de cadastro do mesmo item pode acontecer (e quase sempre ocorre), é o erro na hora da compra e conferência de estoque. 

Mas afinal, por que a duplicidade afeta tanto as organizações? A duplicidade ocorre quando um produto é cadastrado mais de uma vez no sistema. Isso pode causar diversos problemas em toda a empresa. Quando há duplicidade, a organização sofre, pois ela não consegue identificar qual é o produto exato que está sendo usado de forma correta, e por sua vez ocorre erro nas compras, no estoque e até no faturamento da empresa que possui um passivo maior.  
 
Quando falamos sobre cadastro de materiais estamos falando de duplicidade de dados, erros no processo de compras, erros fiscais e até problemas na homologação e definição de fornecedores eficientes e com o mesmo produto. Se na sua organização você está passando por casos semelhantes, saiba como solucionar e garantir definitivamente que isso não irá acontecer mais na sua empresa.  

Como evitar que ocorra a acumulação de cadastros em dualidade 

Antes de você ficar desesperado sobre essa situação: sim, é possível diminuir as chances de realizar uma duplicidade de cadastro. E o primeiro passo envolve o controle do estoque. Primeiramente, analise a quantidade de produtos disponíveis e a sua previsão de uso na empresa. 
 
Uma maneira de evitar esse erro é respeitando as etapas de cadastro. Muitas vezes os erros acontecem, quando pulamos passos ou mudamos a ordem do processo, assim como uma pressa na hora de realizar o cadastro. Então respeite bem cada fase para que não ocorram erros. Além disso, estabeleça um prazo para realizar cada uma das etapas 
 
Outra solução está em unificar todo o processo. Ao invés de tratar coisas diferentes, pense que cada etapa faz parte de um todo. Então preste a atenção no andamento do cadastro. Não para gerenciar, mas para compreender o quadro atual. Tenha em mente, pensando como uma equipe, que as chances de erros no cadastro são menores. 
 
É importante você pensar em aderir a um sistema que realmente otimize esse processo. A partir do momento que você coloca todas essas etapas em um só sistema, você compreende melhor o andamento de tudo. Basta as pessoas autorizadas terem acesso a esse sistema para observar quais produtos entraram ou não. 
 
Falando sobre esse tipo de sistema, vale muito a pena investir nisso. Como é desenvolvido especialmente para tratar da gestão de cadastro, os problemas mais comuns são evitados. É uma das principais soluções encontradas por empresas de diversos segmentos e tamanhos. 

Quando investir nessas dicas e se livrar da duplicidade?  

Pensar no momento ideal para investir em uma plataforma que gerencia cadastros é uma das dúvidas mais comuns das empresas. Quando escolher a melhor hora de investir nessas dicas? A questão principal que você deve entender é que não existe um momento ideal. 
 
Quanto mais cedo você colocar essas dicas em prática melhor será o desempenho da empresa em relação ao cadastro dos materiais e serviços. E isso pode acontecer em negócios de diversos segmentos. Então, seja qual for a sua necessidade, é possível evitar não só a duplicidade no estoque como muitos outros problemas. 
 
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