No dia a dia das empresas, sabemos que todos os setores possuem necessidades de compra. Para que as aquisições sejam feitas de maneira assertiva é essencial que a gestão de materiais seja efetiva.

A gestão de materiais é um composto de ações que envolvem o abastecimento de itens para todos os setores da empresa, de acordo com o surgimento da demanda. Sendo assim, o gestor de materiais é responsável pela reposição contínua dos mesmos. A reposição constante da matéria-prima em estoque para que a produção não pare, ou ainda, a compra de insumos para o escritório são alguns exemplos vivenciados pelo comprador.

Além da garantia a aquisição dos materiais de acordo com a necessidade dos setores, é preciso planejar de modo financeiro e logístico todas as compras da empresa. Por isso, acompanhe abaixo 07 dicas de melhorias para aplicar em sua gestão de materiais. 

01.   Planejamento de compra  

Encontrar o equilíbrio entre estoque e consumo é uma das metas da gestão de materiais. Para que isso aconteça é necessário planejar. O planejamento de compra precisa ser feito a partir do nível de estoque, diante da necessidade de reposição ou demanda para fazer novos pedidos. Ao planejar a compra de materiais, é necessário também planejar financeiramente, já que para que sejam custeados, é necessário previsão do capital de giro.

Definir a hora certa para fazer o pedido de compra, o estoque de segurança precisa ser lembrado, o qual vamos explicar na dica 04. Além disso, os itens que são matéria-prima precisam ser levados em consideração, para que a produção não fique ociosa.

Para te ajudar a coordenar os fluxos de compra tendo como base as entradas e saídas de materiais, existe o MRP (Material Requirement Planning) que é o planejamento de necessidades de materiais. Com esse método você consegue determinar a quantidade certa e o momento mais assertivo para a efetuar novas compras.

02.   Custo de Aquisição de Materiais

O custo de aquisição precisa ser baixo. Para que isso aconteça quando você estiver planejando as compras, é importante que faça uma análise dos itens que estiver negociando em grandes quantidades com o objetivo de economizar, precisa saber se terá espaço suficiente para o armazenamento dos lotes.

O desconto pode ser tentador. Porém, se você comprar uma grande quantidade de material determinado e não houver espaço suficiente para armazená-los, vai precisar alugar um depósito temporariamente, podendo sair até mais caro que o desconto obtido no atacado. Sem contar que existem outros itens que também precisam de espaço no estoque. Por isso, faça uma análise dos materiais que estiver negociando em grande escala.                          

Como forma para reduzir custos, muitas empresas optam por fazer uma combinação de pedidos, planejando compras demandadas por várias pessoas envolvidas nos setores da empresa. Ou seja, ao invés de um colaborador solicitar a compra de um determinado item e logo depois um segundo colaborador precisar de algo do mesmo fornecedor, é feita uma união de todos os pedidos que surgem. Centralizando os pedidos, conseguirá otimizar o tempo dos colaboradores e até mesmo o custo da entrega pelo fornecedor.

03.   Logística acompanhada em detalhes

A logística envolve desde o material em estoque até o depósito da empresa. O gestor de materiais precisa considerar a forma de organizar o estoque de produtos, facilitando a contagem de unidades, como a entrada e saída de todos os itens. Além disso, o modo de armazenagem precisa ser pensado nos produtos que são destinados ao varejo, pois para que não perca a qualidade de determinados produtos, é preciso cuidados especiais, para que sejam conservados de maneira correta. Com os materiais organizados, o risco de perdas diminuirá.

O gestor de materiais também é o responsável pelo recebimento de materiais, tendo a necessidade de conferir aqueles que estão em rota de entrega, tendo como o auxílio a nota fiscal do pedido, e ver se os materiais que chegam na empresa estão de acordo com a solicitação, revisando o material físico pela quantidade e qualidade.

Além disso, para que a gestão de materiais gere bons resultados, é preciso que haja registro documentado em todas as etapas, desde o cadastro do item na base até o  acompanhamento logístico de saída do material final.

04.   Controle do estoque

O estoque precisa estar alinhado à demanda da empresa. Quanto maior o estoque, maior o planejamento e quantidade de funcionários para operar neste setor. No entanto, um ponto bem importante a ser citado sobre o setor de compras e estoque, é que, quanto menor a rotatividade de funcionários, melhor. Afinal, os profissionais já conhecem os processos envolvidos na gestão de materiais, podendo, a partir de treinamentos, melhorar a performance de trabalho.

Diferente dos materiais, que quanto maior a rotatividade, menor o risco de perdas. Um estoque que possui um cenário contrário, com baixa rotatividade, corre maior risco de possibilidades negativas, como danos e desperdícios de materiais que ficam estagnados por muito tempo. Além disso, quanto maior o tempo que os itens ficam parados no estoque, mais custo você terá para seguro. Pois o seguro é cobrado de acordo com a base de itens estocados, para que desta forma eles possam indenizar a empresa de forma equivalente aos produtos existentes em casos de perdas (roubo, enchente, chuvas fortes, entre outros). E como já sabemos, estoque parado é dinheiro parado, não é mesmo?

A movimentação interna de materiais entre os setores, também faz parte da gestão de materiais. Sendo assim, os colaboradores envolvidos na distribuição de itens, deve documentar as entregas dos itens, garantindo que o gestor de materiais saiba onde os materiais estão dentro da organização, sejam diretos ou indiretos.

Estoque de segurança

Para ajudar o responsável pela gestão de materiais a manobrar alguma eventualidade, existe o estoque de segurança. Quando segue uma situação como atraso do fornecedor na entrega de pedidos devido a eventos externos (greves, catástrofes naturais), são problemas que o setor de gestão de materiais necessita encontrar uma forma para que não falte itens essenciais como a matéria-prima. Desta forma, é necessário incluir uma quantidade de itens a mais em seus pedidos.

Quanto mais demorada a previsão de entrega dos materiais, maior a necessidade de ter um estoque de segurança para suprir qualquer eventualidade externa. Já, se o fornecedor tradicionalmente tem uma previsão de entrega mais rápida, o risco de ficar sem os produtos é menor, e por isso, o estoque de segurança poderá ser menor.

05.   Custos de Materiais: Qualidade x Preço Baixo

Um dos objetivos da gestão de materiais é definir preço baixo, pois quando você tem vários fornecedores consegue negociar para diminuir custos. Porém, isso pode variar de acordo com o material. Se estamos falando de matéria-prima, é necessário ter um equilíbrio entre preço baixo e consistência de qualidade, garantindo uniformidade na produção. Pensando na prática, se o item que está procurando serve de matéria-prima à um produto, é preciso garantir que as características sejam extremamente similares, para que não modifique o produto final, mantendo o controle de qualidade da produção.  Para que você tenha consistência de qualidade você precisa ter poucos fornecedores para estes materiais.

No entanto, se o material indireto, pode ser uma medida para diminuir custos. A área de gestão de materiais pode analisar produtos que podem ser substituídos por outra marca similar e com preço mais baixo. Trazendo um exemplo, um item que é considerado indireto, como equipamentos para escritório. Por isso, indicamos a procura por novos fornecedores e explicaremos mais detalhes dessa situação na dica 06.

06.   Fornecedores X Entregas

A quantidade de fornecedores pode variar de acordo com o material. Pensando nos itens que envolvem a produção de um produto final, é importante ter somente um fornecedor para determinados insumos, justamente para que os itens comprados tenham a qualidade conforme se espera no resultado do produto final, mantendo o padrão de qualidade e também para garantir a continuidade do fornecimento de materiais.

Além dos cadastros de materiais, é importante que a identificação dos fornecedores na base de dados esteja atualizada. Se possível, ter o cadastro de novos fornecedores que forem surgindo e que ofereçam produtos do seu interesse. 

Reflita: Supondo que você compre uma quantidade grande de um certo material indireto (que não impacta na produção), e compra do mesmo fornecedor há muito tempo. Mas, você percebe que surgiu um novo fornecedor que oferece esse mesmo material com o valor mais competitivo. Essa é situação perfeita para você comprar uma quantidade pequena e pedir que os colaboradores testem a qualidade do material.

Para analisar se a gestão de materiais está assertiva, existem alguns indicadores de desempenho. Se você tem dúvidas sobre quais indicadores seguir, é essencial que você conheça nosso artigo sobre indicadores de compras.

07.   Cadastros dos Materiais no ERP

Já fez uma compra errada porque a descrição do material estava incompleta? Esse é um dos erros mais encontrados nos ERP’s. A melhor solução nesses casos, é fazer o saneamento de cadastros. Com esse procedimento, você poderá garantir boas compras e melhorar os resultados da sua empresa. 

O saneamento de cadastros funciona da seguinte forma: Primeiramente, os itens da sua base serão higienizados, eliminando itens obsoletos ou em duplicidade. Após, é feita a padronização descritiva de materiais, onde os itens terão um padrão de acordo com suas características. Por fim, será feito o enriquecimento de dados. Pois, quanto mais informações você  fornecer sobre o material em seu pedido, menores as chances de compras incorretas. 

Você pode contar com a ajuda da tecnologia para fazer o saneamento em sua base de cadastros. A Klassmatt é a nossa plataforma de saneamento de cadastros, transformando os cadastros de seus materiais, ajudando a otimizar tempo da equipe de gestão de materiais nas atividades operacionais e melhorando a gestão de materiais por meio da economia à longo prazo. 

A conclusão que temos, é que a gestão de materiais precisa ser pensada e levada com seriedade nos planejamentos que envolvem as compras.

Uma produção não pode parar porque um funcionário esqueceu de comprar um lote de itens e se esse é o produto da empresa, impactará nos resultados. Por isso, podemos ver que é de suma importância para saúde financeira da empresa, que essa gestão seja eficiente e tenha capacidade de olhar para todos os setores que envolvem a organização.

Se quiser saber mais informações sobre a gestão de materiais, conte com a Integra. Aproveite e assine nossa newsletter!