Quem procura resolver os problemas o mais breve possível, está um passo à frente. Se você que está cansado de ver situações de retrabalho entre a sua equipe e ver as metas do seu setor cada vez mais distante, selecionamos 03 erros comuns e bem frequentes na rotina dos compradores em geral. Saiba como resolvê-los!

#01 – Aquisição Incorreta de Itens por Falta de Informações

Neste caso, a compra errada é uma consequência devido a falta de informações sobre o item que está na base de dados da empresa. O desafio torna-se um pouco mais complicado quando a empresa possui muitos itens cadastrados. Pois, se o processo de cadastramento de um material foi feito de maneira equivocada, há uma possibilidade de existir diversos materiais com descrições incompletas.

Como pode ser resolvido:

É interessante analisar nesse momento, como está sendo feito processo de cadastro dos materiais, contando com o responsável por esta atividade. Desta forma, poderá sugerir melhorias no processo, evitando o surgimento de mais itens com esse tipo de erro. Já a verificação do itens que constam na base, o mais indicado é o procedimento chamado de saneamento de cadastros. Sua empresa pode contar com a ajuda de uma plataforma tecnológicas que extrai os itens do seu ERP, higienizando, padronizando e enriquecendo esses dados da maneira certa.

#02 – Dificuldades para Achar Itens

A gente sabe que quando surge uma demanda urgente, parece que tudo luta contra a maré, não é mesmo? E isso pode ser bem estressante quando é necessário fazer uma compra que surgiu de última hora e você não consegue encontrar o item por não saber como ele está nomeado na base de cadastros. A falta de padrões nos itens cadastrados pode impactar não só no tempo da equipe na atividade, mas também, nas tributações dos materiais.

Como solucionar:

Para que sua equipe otimize tempo e você evite problemas para localizar os materiais, tornando essa tarefa mais fácil e rápida, é recomendável que você faça uso de um Padrão Descritivo de Materiais e serviços. O PDM é uma forma de padronizar seus itens com base em critérios de classificação, catalogação, descrição curta e longa, classificação fiscal vigente e mais.

Na implantação do PDM  é necessário identificar um sistema de classificação fiscal, que está diretamente ligado à realidade da empresa. Dentre eles, os mais conhecidos são: NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e USPSC (Universal Standart Products and Services Classification).  A NCM possui cinco níveis de classificação: capítulo, posição, subposição, item e subitem. Já a USPSC segue uma classificação hierárquica em cinco níveis: segment, family, class, commodity e business function.

Além disso, o PDM normalmente reúne essas características dos itens: o material de fabricação, dimensão, a classificação fiscal e as unidades de medida. Além de sua base de cadastros se tornar mais organizada. Seguindo essas orientações é possível agilizar o tempo para encontrar um item, você evita o risco de multas fiscais e até pode economizar. Isso mesmo que você leu, as empresas que seguem à risca a classificação fiscal correta, podem receber incentivos fiscais.

Para efetuar o PDM de uma maneira mais rápida e eficiente contando com a ajuda da tecnologia! Se quiser saber mais sobre como o  padrão descritivo de materiais pode ajudar sua empresa leia o artigo anterior.

#03- Problemas no Controle do Estoque

Situações como o não acompanhamento rigoroso dos itens que constam em estoque, podem impactar de maneira negativa, gerando até mesmo, despesas desnecessárias e retrabalho. Já as compras futuras necessitam de análises assertivas a respeito da realidade do estoque naquele momento.  Afinal, estoque parado é dinheiro parado!

E qual a solução?

Se a casa está organizada, aquilo que é importante torna-se mais visível. Citando novamente o PDM, além dos atributos que nós já falamos, sua base de itens organizada, ajudará a planejar as compras e ver quais itens realmente necessitam, dando poder para até mesmo negociar lotes por um valor mais barato com seu fornecedor.

Os itens classificados e descritos de maneira certa, assim como a presença do histórico completo das compras dos produtos em sua base, proporcionam mais tempo para que você e sua equipe possam concentrar esforços no estoque da empresa de forma estratégica. Inclusive, este assunto já foi abordado em um outro artigo por aqui, veja em: indicadores chave em compras para saber mais.

O que podemos concluir diante desses problemas é que o saneamento de cadastros e a padronização descritiva correta dos materiais e serviços adquiridos deve ser vista como prioridade para as empresas, pois um erro pode prejudicar seu estoque e impedir que o setor de compras melhore seus resultados e reduza custos.

Se você quer saber mais detalhes sobre como melhorar os cadastros de seus produtos e serviços, assine a nossa newsletter para ter acesso a todos os conteúdos.