Dentro de uma organização há vários desafios e em muitas situações o processo de compras é um dos maiores, afinal são dos resultados dessas atividades do comprador que saem os melhores negócios para a empresa. Os erros no procedimento de compras acontecem, sejam por falta de conhecimento do mercado, habilidades de negociação ou até mesmo por uma previsão de compras imprecisa. Todos esses fatores, levam a precificação incorreta, materiais encalhados, falta de matéria-prima e dados imprecisos e/ou incompletos.  

Por entendermos a gravidade desse problema, elaboramos este artigo sobre como evitar a aquisição de produtos errados na sua empresa. Assim, você evita gastos desnecessários e poderá escalar os resultados na área de compras. Confira! 

1. Conheça as necessidades da sua empresa e mantenha registros atualizados 

A melhor maneira para evitar desperdícios e garantir que os produtos adquiridos sejam utilizados para o seu devido fim, é realizando uma pesquisa de fornecedores com padrões pré-definidos e conhecendo a realidade da sua organizaçãoPor exemplo: quando a área de compras receber o pedido de compras de um insumo para um novo produto, é importante verificar com o setor responsável pela produção se todos as características desse insumo estão corretas e completas contendo informações como tamanho, quantidade, prazo e até mesmo quais são os produtos similares. Porquê se não houver especificações precisas a compra não será eficiente e eficaz.  

Se você já adquiriu materiais errados, sabe que na maior parte das vezes isso pode acontecer pela falta de controle de estoque, ou de informações completas pelo solicitanteEm algumas empresas é comum ter itens duplicados por não fazerem um acompanhamento rigoroso desse departamento e, em alguns casos é realizada a compra de itens errados por insuficiência de informações no cadastro desse item.  
 
Para garantir que os registros sejam feitos de maneira eficiente e precisa, são necessários alguns comportamentos fundamentais no processo de cadastro do item. A ação inicial é documentar no ERP os pedidos realizados e recebidosDesta forma evitará que os pedidos não sejam feitos uma segunda vez por outro responsável pelas compras e também irá ter um controle maior de prazos, preços e fornecedores.  

2. Confira e conte o estoque

Por mais experiente que você seja, é necessário sempre estar de olhos atentos. Confira e conte os itens do estoque periodicamente para garantir que não entrarão em falta quando mais são necessários, e que não serão pedidos novamente em épocas que há baixa rotatividade. 
 
Ao receber pedidos, tome um tempo para conferir cada entrega individualmente, munido de um comprovante de pedido e da nota fiscal da entrega. Acredite, muitas falhas acontecem nessa etapa. Verifique se os produtos estão em perfeitas condições para serem comercializados, caso contrário, não os receba e entre em contato com o fornecedor imediatamente. 

 3. Conte com soluções digitais e que se adaptem ao seu negócio

Conhecer o mercado, manter os cadastros de itens atualizados e estar sempre atento e toda e qualquer alteração no estoque pode ser uma tarefa complicada. No entanto, a tecnologia é uma aliada para os responsáveis de compras que sofrem desse problema. 
 
Utilizando um software de gestão de cadastros é possível manter todos os dados da base do seu ERP higienizados e organizados de modo que os registros estejam atualizados em toda e qualquer etapa da vida útil do produto, mesmo que haja troca de fornecedores ou especificações.  
 
Pensado em todas essas razões a Integra elaborou a plataforma Klassmatt para saneamento e governança da base de dados de diversos ERPs, como por exemplo o SAP e o TOTVS. Fornecendo uma solução feita sob medida para a sua empresa, além de oferecer um serviço de consultoria que pode ajudá-lo a organizar seus dados cadastrais de materiais e serviços. Dessa maneira, você irá otimizar suas operações nos cadastros para utilizar melhor o seu tempo para gerenciar seu negócio. 
 
Entre em contato com a Klassmatt Integra para entender como podemos ajudá-lo a fazer a sua empresa a escalar resultados.